Zarządzenie Nr  3/2009

Burmistrza Ińska

z dnia 20 stycznia 2009 roku

w sprawie: Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy i Miasta w Ińsku. 

Na podstawie art. 33 ust. 2,  ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 214, poz. 1806; z 2003 r. Nr 80, poz. 717, Nr 162, poz. 1568, z 2004 r., nr 102 poz. 1055, Nr 116, poz. 1203; z 2005 r. Nr 172, poz. 1441, Nr 175, poz.1457 oraz z 2006 r. 17, poz.128, nr 181 poz. 1337) zarządza się, co następuje :

§ 1

Ustala się Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy i Miasta w Ińsku w brzmieniu stanowiącym załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 01 lutego 2009 r. i podlega zapoznaniu się przez wszystkich pracowników.

§ 3

Traci moc Zarządzenie nr 19/2007 z dnia 23 marca 2007 roku w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy i Miasta w Ińsku.

§ 4.

Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy i Miasta w Ińsku podlega opublikowaniu w Biuletynie Informacji Publicznej Gminy Ińsko.

                                                Załącznik do Zarządzenia Nr 3/2009
                                                Burmistrza Ińska z dnia  20 stycznia 2009 r.              

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

URZĘDU GMINY I MIASTA IŃSKO

Rozdział I

POSTANOWIENIA  OGÓLNE

§ 1

1)      Urząd Gminy i Miasta jest jednostką organizacyjną Gminy.

2)      Urząd jest pracodawcą w rozumieniu przepisów prawa pracy.

3)      Siedzibą Urzędu jest miasto Ińsko ul. Bohaterów Warszawy 38.

§ 2

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o :

1)      Gminie - należy przez to rozumieć Gminę i Miasto Ińsko.

2)      Burmistrzu – należy przez to rozumieć Burmistrza Ińska.

3)      Zastępcy Burmistrza – należy przez to rozumieć Zastępcę Burmistrza Ińska.

4)      Sekretarzu – należy przez to rozumieć Sekretarza Gminy Ińsko.

5)      Skarbniku – należy przez to rozumieć Skarbnika Gminy Ińsko.

6)      Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Gminy i Miasta Ińsko.

7)      Radzie – należy przez to rozumieć Radę Miejską w Ińsku.           

8)      Regulaminie – należy przez to rozumieć niniejszy Regulamin Organizacyjny.

9)      Jednostce organizacyjnej – należy przez to rozumieć:

a)      Zespół Szkół Centrum Oświatowo – Kulturalne w Ińsku;

b)     Ośrodek Pomocy Społecznej w Ińsku;

§ 3

1)      Urząd jest jednostką organizacyjną Gminy, przy pomocy której Burmistrz  wykonuje zadania :

a)      własne wynikające z ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym ( Dz. U. z 2001 r. Nr 142 poz. 1591 z późniejszymi zmianami ) oraz innych ustaw;

b)     uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza;

c)      zlecone z zakresu administracji rządowej a także organizacji i przeprowadzania wyborów powszechnych i referendum;

d)     powierzone – realizowane na podstawie podpisanych porozumień z organami administracji rządowej i samorządowej.

2)      Urząd działa na podstawie obowiązujących przepisów prawa, statutu gminy, regulaminu, uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza.

§ 4

Regulamin  określa:

1)      strukturę organizacyjną Urzędu,

2)      podział zadań i kompetencji pomiędzy kierownictwem Urzędu.

3)      podział zadań i kompetencji na pozostałych stanowiskach pracy,

Rozdział II

STRUKTURA ORGANIZACYJNA URZĘDU

§ 5

Strukturę organizacyjną Urzędu stanowią :

§ 6

W Urzędzie mogą być utworzone inne stanowiska pracy  w ramach robót publicznych i  prac interwencyjnych.

Rozdział III

ZASADY KIEROWANIA URZĘDEM

§ 7

1)      Kierownikiem Urzędu jest Burmistrz.

2)      Burmistrz dokonuje czynności z zakresu prawa pracy na zasadach określonych odrębnymi przepisami.

3)      Burmistrz kieruje Urzędem poprzez wydawanie zarządzeń i pism okólnych oraz poleceń służbowych.

4)      Burmistrz może powierzyć prowadzenie spraw w swoim imieniu wyznaczonym pracownikom Urzędu.

§ 8

Nadzór nad jednostkami organizacyjnymi Gminy jest sprawowany przez Burmistrza przy pomocy właściwych komórek Urzędu.

§ 9

1)      W celu zapewnienia przez Urząd realizacji zadań o szczególnym znaczeniu dla Gminy, Burmistrz może w drodze zarządzenia, powołać zespół zadaniowy lub pełnomocnika.

2)      W skład zespołów zadaniowych mogą wchodzić pracownicy Urzędu oraz osoby spoza Urzędu.

§ 10

1)      Burmistrz reprezentuje gminę na zewnątrz.

2)      Do kompetencji Burmistrza należy w szczególności:

a)      organizowanie pracy Urzędu,

b)     podejmowanie czynności w sprawach nie cierpiących zwłoki związanych z bezpośrednim zagrożeniem interesu publicznego;

c)      składanie jednoosobowo oświadczeń woli w sprawach związanych z prowadzeniem bieżącej działalności Gminy;

d)     przygotowywanie  i wykonywanie uchwał Rady;

e)      przedkładanie na sesjach Rady  sprawozdań z wykonania uchwał;

f)       negocjowanie cen oraz zasad użytkowania lokali;

g)      przedkładanie Wojewodzie i Regionalnej Izbie Obrachunkowej uchwał podjętych przez Radę;

h)      ogłaszanie uchwał Rady, w tym uchwały budżetowej i sprawozdania z wykonania budżetu;

i)        załatwianie wniosków posłów i senatorów oraz postulatów radnych;

j)       opracowanie planów operacyjnych;

k)     zarządzanie ewakuacji z obszarów bezpośrednio zagrożonych;

l)        kierowanie  bieżącymi sprawami Gminy;

m)    reprezentowanie Gminy w postępowaniu sądowym i administracyjnym;

n)      uczestniczenie w pracach związków gminnych i porozumień międzygminnych oraz wykonywanie zadań wynikających z tego uczestnictwa;

o)     podejmowanie i inicjowanie działań w sprawach publicznych o znaczeniu lokalnym, które nie są zastrzeżone na rzecz innych podmiotów;

p)     wydawanie decyzji w indywidualnych w sprawach z zakresu administracji publicznej;

q)     udzielanie pełnomocnictw dla pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych;

r)       kontrola i koordynacja inwestycji gminnych;

s)      koordynacja projektów rozwoju gospodarczego Gminy;

t)       nadzór nad zasobem gruntów gminnych;

u)      koordynowanie działalności służb publicznych;

v)      nadzór na gospodarką mieszkaniową;

w)    wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu oraz kierowników  jednostek organizacyjnych gminy;

§ 11    

1. Do kompetencji Skarbnika Gminy należy w szczególności:

1)     nadzór nad prowadzeniem rachunkowości budżetu gminy;

2)     wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi;

3)     kontrasygnata  oświadczeń woli powodujących  powstanie  zobowiązań finansowych  gminy;

4)     dokonywanie  wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym;

5)     dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i  finansowych;

6)     opracowywanie projektów budżetu gminy oraz uchwał i zarządzeń budżetowych;

7)     opracowywanie analiz i sprawozdań finansowych z wykonania budżetu;

8)     analiza wykorzystania budżetu i wnioskowanie  w sprawach zmian w budżecie;

9)     organizacja pracy referatu finansowego;

10)  współpraca z Regionalna Izbą Obrachunkową oraz bankiem.

.

§ 12

1.      Do zadań Zastępcy Burmistrza należy w szczególności:                                                                                                                        

1)     wykonywanie zadań na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza oraz nadzorowanie działalności podległych komórek organizacyjnych Urzędu;

2)     podejmowanie czynności kierownika Urzędu pod nieobecność Burmistrza lub w przypadkach wynikających z innych przyczyn niemożności pełnienia obowiązków przez Burmistrza ,( urlop, choroba, wyjazd służbowy itp.) ;

3)     podejmowanie czynności wynikających z działalności Urzędu, a nie zastrzeżonych do wyłącznej kompetencji Burmistrza;

4)     wydawanie zaświadczeń i poświadczeń urzędowych;

5)     koordynowanie pozyskiwania funduszy pomocowych.

2.      Zastępca Burmistrza sprawuje bezpośredni nadzór nad:

1)     obsługą prawną gminy;

2)     obsługą informatyczną Gminy.

§ 13

1.      Do zadań sekretarza Gminy należy w szczególności:

1)     sprawowanie nadzoru nad organizacją pracy, prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych i obiegiem dokumentów w Urzędzie;

2)     nadzór nad przestrzeganiem przepisów proceduralnych  przy załatwianiu spraw w trybie postępowania administracyjnego i skargowego oraz interpelacji, wniosków i zapytań radnych;

3)     realizowanie zadań w zakresie przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków, w tym  zwłaszcza:

a)      prowadzenie ewidencji skarg i wniosków ,przekazywanie ich komórkom organizacyjnym celem załatwienia;

b)      kontrola prawidłowego i terminowego załatwiania skarg i wniosków;

c)      opracowywania informacji i analiza dot. realizacji skarg i wniosków;

4)     realizacja zadań w zakresie organizacji i działania Urzędu, a zwłaszcza    opracowywanie projektów aktów prawnych dot. działalności Urzędu;

5)     zapewnienie obsługi techniczno biurowej Rady  oraz  jej Komisji;

6)     prowadzenie zbiorów aktów prawnych organów gminy;

7)     zapewnienie terminowego przygotowania materiałów  na posiedzenia  Rady;

8)     koordynacja wykonywania zadań wynikająca z aktów prawnych organów gminy;

9)     sporządzanie projektów zakresu czynności i odpowiedzialności dla kierowników gminnych jednostek organizacyjnych i pracowników Urzędu,

10) nadzór nad prowadzeniem spraw w zakresie  szkolenia pracowników Urzędu;

11) nadzór nad organizacją praktyk studenckich i uczniowskich w urzędzie,

12) organizacja i koordynacja prac związanych z organizacyjno – technicznym przygotowaniem wyborów organów przedstawicielskich i referendum;

13) nadzór nad gospodarowaniem mieniem Urzędu i środkami budżetowymi na pokrycie kosztów jego funkcjonowania;

14)  sprawowanie nadzoru nad zakupem środków trwałych Urzędu;

15) odpowiednie zabezpieczenie budynku administracyjnego urzędu po godzinach pracy;

16) nadzorowanie realizacji zadań wynikających z ustawy z dnia 22 stycznia 1999r o ochronie informacji niejawnych oraz ustawy z dnia 06 września 2001 o dostępie do informacji publicznej.

2.      Sekretarz kieruje pracą:

1)     Referatu Organizacyjnego i Spraw Społecznych,

2)     pracowników obsługi. 

Rozdział IV

ZADANIA WSPÓLNE  KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH URZĘDU

§ 14

1)      Referaty  i samodzielne stanowiska pracy tworzy się w celu realizacji tematycznie wyspecjalizowanych czynności. Samodzielne stanowiska pracy nie wchodzą w skład referatu.

2)      Szczegółowy podział zadań oraz zakres czynności, upoważnień i odpowiedzialności  dla wszystkich stanowisk w referatach i samodzielnych stanowisk opracowuje Sekretarz Gminy.

3)      Zakres czynności o którym mowa  w ust. 2 winien być uzgodniony z Burmistrzem i Skarbnikiem.

4)      Zakresy czynności podpisuje Burmistrz.

§ 15

Obsługę prawną Urzędu zapewnia radca prawny podlegający Zastępcy Burmistrza.

§ 16

1)      Zadania wynikające z przygotowaniem i realizacją zamówień publicznych koordynuje Burmistrz  a realizuje Komisja powołana zarządzeniem Burmistrza.

2)      Komisja działa  zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminem     zatwierdzonym przez Burmistrza.

§ 17

1.         Do zadań i obowiązków kierowników oraz pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy należy w szczególności:

1)     programowanie działalności;

2)     załatwianie indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej w zakresie udzielonych pełnomocnictw;

3)     opracowywanie wniosków do projektu budżetu Gminy, wniosków do wieloletnich programów inwestycyjnych oraz projektów planów finansowych dla zadań zleconych z zakresu administracji rządowej w części dotyczącej danej komórki  organizacyjnej;

4)     inicjowanie i podejmowanie przedsięwzięć organizacyjnych zapewniających właściwą i terminową realizację zadań określonych w budżecie;

5)     opracowywanie projektów uchwał Rady  oraz realizacja podjętych uchwał;

6)     rozpatrywanie i załatwianie interpelacji, wniosków posłów, senatorów i radnych, wniosków komisji rady, wniosków i postulatów zgłaszanych na zebraniach, wniosków sołtysów oraz przygotowywanie w tym zakresie projektów odpowiedzi;

7)     opracowywanie projektów zarządzeń Burmistrza oraz ich realizacja;

8)     współdziałanie z innymi komórkami  organizacyjnym w celu realizacji zadań wymagających uzgodnień;

9)     opracowywanie sprawozdań i informacji wynikających z odrębnych przepisów, zarządzeń, pism okólnych i poleceń Burmistrza;

10) uczestnictwo w sesjach Rady, w posiedzeniach Komisji Rady zgodnie       z dyspozycją Burmistrza;

11) współdziałanie z organami administracji publicznej, sołectwami i organizacjami społecznymi;

12) realizacja zadań własnych i zadań zleconych Gminie z zakresu administracji           rządowej oraz zadań przejętych przez Gminę z zakresu administracji rządowej na podstawie porozumienia z jej organami;

13) udzielanie wyjaśnień w sprawach skarg i wniosków;

14) przestrzeganie przez podległych pracowników postanowień regulaminów obowiązujących w Urzędzie, tajemnicy państwowej i służbowej oraz z zakresu ochrony danych osobowych;

15) przygotowywanie dla potrzeb Burmistrza sprawozdań, ocen, analiz, bieżących informacji o realizacji powierzonych zadań;

16) usprawnianie organizacji metod i form pracy;

17) organizowanie i podejmowanie niezbędnych przedsięwzięć w zakresie ochrony tajemnicy państwowej i służbowej;

18) podejmowanie wspólnych działań związanych z likwidacją klęski żywiołowej, współpraca z Gminnym Centrum Reagowania;

19) wykonywanie zadań w zakresie spraw obronnych, w tym spraw obrony cywilnej;

20) realizowanie przepisów o zamówieniach publicznych: dokonywanie zamówień, ustalanie formy przetargu i przygotowywanie specyfikacji do zamówień na roboty i usługi oraz projektów umów,

21) współdziałanie z organami samorządowymi i organizacjami społecznymi działającymi na terenie gminy;

22) prowadzenie i aktualizacja baz danych w postaci zapisów elektronicznych według kompetencji merytorycznych jednostki;

23) usprawnianie organizacji, metod i form pracy;

24) dbałość o kompetentną i kulturalną obsługę interesantów;

25) przygotowanie informacji niezbędnych do zamieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej.

Rozdział V

RAMOWY  ZAKRESY DZIAŁANIA  KOMÓREK  ORGANIZACYJNYCH

§ 18

Do zadań Referatu Finansowego należy w szczególności:

1)      prowadzenie rachunkowości jednostki budżetowej – Urzędu, Organu  i Ośrodka  Pomocy  Społecznej;

2)      prowadzenie rachunkowości podatków i opłat lokalnych;

3)      prowadzenie rachunkowości gminnych funduszy celowych, ZFŚS;

4)      prowadzenie ewidencji dochodów i wydatków budżetowych;

5)      obsługa finansowa programów współfinansowanych ze  środków Unii Europejskiej;

6)      prowadzenie dokumentacji finansowej związanej z realizowanymi inwestycjami oraz przekazywanie zakończonych inwestycji na stan majątku gminy;

7)      prowadzenie dokumentacji finansowej w zakresie zadań zleconych gminie;

8)      ewidencja i terminowe odprowadzanie  dochodów budżetu państwa w zakresie określonym odrębnymi przepisami w tym : opłaty za dowody osobiste, udostępnienie danych adresowych, zaliczki alimentacyjne, fundusz alimentacyjny;

9)      sporządzanie jednostkowej, zbiorczej  sprawozdawczości budżetowej  gminy oraz

bilansów i pozostałej sprawozdawczości rocznej w tym : rachunku zysków i strat, zmian w funduszu oraz sprawozdań o pomocy publicznej;

10)  ewidencja majątku gminy w tym gruntów, środków trwałych, przedmiotów nietrwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz  naliczanie amortyzacji i sporządzanie sprawozdawczości w tym zakresie;

11)  rozliczanie inwentaryzacji; 

12)  sporządzanie list płac, kart wynagrodzeń, deklaracji ZUS, deklaracji podatku dochodowego od osób fizycznych do Urzędu Skarbowego, rozliczanie podatników ;

13)  zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych  i zdrowotnych pracowników zatrudnionych

w ramach stosunku pracy oraz osób fizycznych z którymi Urząd zawarł umowy cywilno-prawne;

14)  sporządzanie przelewów  dla kontrahentów,  ZUS, Urzędów  Skarbowych, PFRON,

Urzędu  Wojewódzkiego;

15)  wydawanie zaświadczeń o zarobkach do celów emerytalno-rentowych na druku RP-7;

16)  refundacje robót publicznych i prac społecznie użytecznych;

17)  naliczanie odpisów Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz PFRON;

18)  prowadzenie rejestru VAT  i odprowadzanie naliczonego podatku do Urzędu Skarbowego;

19)  prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku gminy;

20)  prowadzenie postępowania administracyjnego w sprawie zwrotu akcyzy zawartej w cenie oleju napędowego producentom rolnym;

21)  rozliczanie sołtysów i inkasenta;

22)  przygotowywanie danych do projektów aktów dotyczących podatków i opłat;

23)  prowadzenie ewidencji podatników oraz gromadzenie i przechowywanie  i badanie pod względem zgodności ze stanem rzeczywistym oraz ewidencją gruntów deklaracji podatkowych;

24)  ustalanie wysokości podatków i opłat lokalnych, wysyłanie decyzji wymiarowych zgodnie z wymogami  przepisów ustawowych  i wykonawczych w tym zakresie;

25)  opiniowanie wniosków i wydawanie decyzji o umarzaniu i zastosowaniu ulg podatków i opłat;

26)  zgromadzenie dokumentacji niezbędnej w przypadku dokonanych odwołań od decyzji podatkowych oraz  kierowanie ich do instytucji odwoławczej;

27)  wydawanie zaświadczeń o nie zaleganiu w podatkach i posiadanych użytkach rolnych;

28)  kontrola podatkowa oraz  kontrola jednostek organizacyjnych gminy;

29)  kontrola  i rozliczanie przekazanych dotacji z budżetu gminy na realizację zadań publicznych;

30)  udzielanie informacji  organom sądowym  i egzekucyjnym o posiadanych gruntach;

31)  naliczanie i pobieranie należności oraz ich windykacja;

32)  dokonywanie zapotrzebowania na materiały biurowe;

33)  rozliczanie druków ścisłego zarachowania;

34)  współudział w opracowywaniu budżetu oraz bieżącej analizie realizacji wpływów i wydatków budżetowych.

§ 19

Do zadań Referatu Organizacyjnego i Spraw Społecznych należy w szczególności:

1.      W zakresie  obsługi Rady:

1)     obsługa posiedzeń Rady  oraz narad i spotkań organizowanych przez   Burmistrza;

2)     prowadzenie rejestrów uchwał Rady, Komisji raz interpelacji i zapytań radnych;

3)     ewidencjonowanie interpelacji i zapytań radnych oraz wystąpień Komisji Rady kierowanych do Burmistrza;

4)     wykonywanie zadań związanych z wyborami Prezydenta, Sejmu i Senatu, Rady Gminy, Sołtysów i Rad Sołeckich oraz innych organów przewidzianych przepisami;

5)     zarejestrowania zamówienia w komórce finansowej prowadzonej rejestr zamówień publicznych;

6)     dbanie o zgodne z przepisami prawa działanie Rady oraz jej organów:

7)     obsługa i pomoc prawna dla Rady i jej organów oraz jednostek podporządkowanych i pomocniczych;

8)     wdrażanie uchwał Rady;

9)     przygotowanie posiedzeń Rady i jej organów, opracowanie materiałów na posiedzenia, uchwał, wniosków i opinii, przekazywanie ich właściwym organom i czuwanie nad ich realizacją;

10) występowanie do właściwych komórek organizacyjnych o dostarczanie niezbędnych opracowań albo o podjęcie innych prac dla potrzeb Rady;

11) prowadzenie archiwum zakładowego.

2.      W zakresie obsługi Burmistrza:

1)     obsługa kancelaryjna i organizacyjno-techniczna Burmistrza;

2)     prowadzenie ewidencji zarządzeń, zarządzeń wewnętrznych oraz decyzji Burmistrza;

3)     prowadzenie kancelarii, w tym zwłaszcza:

a)      przyjmowanie, rejestrowanie i rozdział korespondencji i przesyłek      wpływających do Urzędu;

b)      wysyłanie korespondencji;

c)      prowadzenie rejestru przyjęć interesantów przez Burmistrza;

4)     udzielanie informacji petentom o kompetencjach organów Gminy, poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu i instytucji;

5)     koordynowanie zadań związanych z udziałem Gminy w obchodach świąt państwowych, rocznic i innych uroczystości, w których uczestniczyć będą członkowie organów;

6)     przygotowywanie projektów pism będących reakcją na publikacje prasowe dotyczące   działania organów Gminy lub pracowników samorządowych;

7)     prowadzenie zadań z zakresu kultury, sportu i turystyki;

8)     prowadzenie i rozliczanie paliwa do samochodu służbowego;

9)     przyjmowanie i publikowanie informacji w Biuletynie Informacji Publicznych.

§ 20

Do zadań stanowiska pracy ds. gospodarki przestrzennej i budownictwa należy:

1.      W zakresie planowania przestrzennego:

1)     opracowywanie projektów uchwał w sprawie miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego;

2)     inicjowania zmian oraz interpretacji miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego Gminy;

3)     prowadzenie spraw związanych z planowaniem przestrzennym w zakresie realizacji planu zagospodarowania przestrzennego;

4)     naliczanie opłat z tytułu wzrostu wartości nieruchomości w związku z uchwaleniem lub zmianą miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego;

5)     wydawanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu oraz decyzji lokalizacji inwestycji celu publicznego;

6)     prowadzenie rejestru wydanych decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu;

7)     nadzór w zakresie zachowania walorów estetycznych, plastycznych i użytkowych Gminy;

8)     wydawanie zaświadczeń określonych przepisami prawa;

9)     opiniowanie projektów koncesji na wydobywanie kopalin;

10)  opracowanie projektu założeń do planu zaopatrzenia w ciepło i w energię elektryczną dla obszaru Gminy.

2.      W zakresie budownictwa:

1)     prowadzenie spraw wynikających z ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane;

2)       prowadzenie spraw gminy dotyczących ochrony zabytków.

3.      W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy:

1)     wnioskowanie i zgłaszanie potrzeb w zakresie zabezpieczenia środków finansowych na cele poprawy stanu bhp;

2)     zapewnienie wymaganych prawem szkoleń wstępnych i okresowych pracowników urzędu w zakresie bhp;

3)     prowadzenie okresowych pomiarów skuteczności ochrony przeciwpożarowej; rezystancji izolacji przewodów roboczych instalacji elektrycznej w obiektach zaliczanych do I kat. zagrożenia ludzi;

4)     dokonywanie klasyfikacji obiektów pod względem zagrożenia;

5)     dokonywanie stałych kontroli przestrzegania przez pracowników przepisów i zasad bhp oraz wydawanie zaleceń usunięcia uchybień w tym zakresie.

§ 21

Do zadań stanowiska pracy ds. gospodarki nieruchomościami oraz gospodarki mieszkaniowej należy:

1)     prowadzenie zadań związanych z realizacja przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami, w tym:

a)      regulacja stanów prawnych nieruchomości;

b)      prowadzenie spraw wynikających z komunalizacji mienia z mocy prawa i na wniosek;

c)      prowadzenie spraw związanych z podziałem nieruchomości;

d)      przygotowywanie do sprzedaży wolnych nieruchomości zabudowanych i niezabudowanych, stanowiących gminny zasób nieruchomości, w tym na rzecz najemców;

e)      przygotowywanie dokumentów do zakupu i przejęcia nieruchomości na gminny zasób nieruchomości ;

f)        prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem, organizacją i przeprowadzaniem przetargów na sprzedaż, oddanie w wieczyste użytkowanie oraz dzierżawę nieruchomości stanowiących gminny zasób nieruchomości;

g)      prowadzenie ewidencji gminnego zasobu nieruchomości;

h)      prowadzenie spraw z zakresu postępowania rozgraniczającego;

2)     prowadzenie spraw nazewnictwa ulic, placów, oznaczania nieruchomości oraz przyznawanie numerów porządkowych;

3)     realizacja zadań związanych z zaspokojeniem potrzeb mieszkaniowych członków wspólnoty samorządowej;

4)     prowadzenie spraw związanych z gospodarką lokalami mieszkalnymi i socjalnymi będącymi w zasobie komunalnym;

5)     przygotowywanie dokumentów w sprawie ustalania stawek czynszu za lokale mieszkalne i socjalne i użytkowe oraz wprowadzanie w życie podjętych w tej sprawie ustaleń;

6)     opracowanie projektu zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy oraz projektu programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy;

7)     zapewnienie prawidłowego stanu technicznego komunalnych zasobów mieszkaniowych;

8)     prowadzenie spraw związanych z gospodarką lokalami i gruntami użytkowymi będącymi w zasobie komunalnym;

9)     przygotowywanie dokumentów w sprawie ustalania stawek czynszu za lokale i grunty użytkowe oraz wprowadzanie w życie podjętych w tej sprawie ustaleń;

10) opracowanie projektów zasad wynajmowania lokali i gruntów użytkowych;

11) prowadzenie postępowań administracyjnych wynikających z realizacji przepisów ustawy o gospodarowaniu nieruchomościami oraz ustawy prawo geodezyjne i kartograficzne;

12) nadzór nad oświetleniem ulic w mieście i na wsiach;

13) realizacja zadań Gminy z zakresu utrzymania dróg publicznych.

§ 22

Do zadań stanowiska pracy ds. administracyjno – gospodarczych, kadrowych i społecznych należy:

1.      W zakresie  administracyjno-gospodarczym:

1)     prowadzenie obsługi gospodarczej Urzędu oraz zapewnienie przestrzegania przepisów BHP i p.poż.;

2)     wykonywanie zadań wynikających z ustawy o ochronie przyrody, w tym:

a)      wydawanie zezwoleń na usuniecie drzew i krzewów z terenu nieruchomości prywatnych lub terenów gminnych, naliczanie opłat;

b)      wymierzanie kar za samowolne usunięcie drzew i krzewów;

3)     prowadzenie spraw z zakresu rzeczy znalezionych;

4)     zakładanie i zarządzanie terenami cmentarnymi;

5)     nadzór nad zaspokajaniem zbiorowych potrzeb mieszkańców w zakresie gospodarki komunalnej.

2.      W zakresie kadrowym:

1)     realizacja zadań w zakresie kadr i szkolenia, w tym zwłaszcza:

a)      prowadzenie spraw osobowych i akt pracowników Urzędu, kierowników jednostek organizacyjnych Gminy, pracowników zatrudnionych w ramach robót publicznych,  prac interwencyjnych oraz przygotowania zawodowego;

b)      kierowanie pracowników na okresowe badania lekarskie;

c)      prowadzenie spraw urlopowych pracowników w tym sporządzanie rocznego planu urlopów;

d)      prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem i doskonaleniem pracowników;

e)      prowadzenie spraw rentowych i emerytalnych pracowników;

f)        sporządzanie umów zleceń dla sportowców, strażaków OSP, ratowników i innych wg. potrzeb.

3.      W zakresie spraw społecznych:

1)     współpraca z Wojewódzkim i Powiatowym Urzędem Pracy w sprawach zatrudnienia bezrobotnych, organizacja staży, robót publicznych i prac interwencyjnych na terenie Gminy;

2)     organizacja praktyk studenckich i uczniowskich w Urzędzie;

3)     prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem odznaczeń państwowych, resortowych i regionalnych dla pracowników;

4)     prowadzenie dokumentacji związanej ze stażami absolwenckimi;

5)     zamawianie i prowadzenie ewidencji i rejestru pieczęci urzędowych;

6)     prowadzenie ewidencji i wydawania druków ścisłego zarachowania;

7)     prowadzenie magazynu gospodarczego dla Urzędu Gminy i Miasta w Ińsku;

8)     zakup materiałów dla potrzeb Urzędu, ratowników na plaży oraz robót publicznych, prac interwencyjnych i przygotowania zawodowego.

§ 23

Do zadań stanowiska pracy ds. rolnictwa i ochrony środowiska należy:

1)     prowadzenie spraw z zakresu ochrony środowiska;

2)     prowadzenie postępowania w zakresie wydawania decyzji środowiskowych;

3)     udostępnianie informacji o środowisku i jego ochronie;

4)     zapewnienie udziału społeczeństwa w postępowaniach z zakresu ochrony środowiska;

5)     opracowanie i aktualizacja programu ochrony środowiska i programu gospodarki odpadami;

6)      prowadzenie postępowań w sprawach o wydanie decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizacje przedsięwzięcia;

7)      podawanie do publicznej wiadomości informacji o zamieszczeniu w publicznie dostępnym wykazie danych o decyzjach wymagających udziału społeczeństwa;

8)      wydawanie stosownych zezwoleń, uzgodnień, decyzji i opinii w związku z powstawaniem odpadów niebezpiecznych i innych niż niebezpieczne oraz sposobu postępowania z nimi;

9)      opiniowanie wniosków i wydawanie zezwoleń na zbieranie i transport odpadów niebezpiecznych oraz innych niż niebezpieczne;

10) nadzór nad utrzymaniem wysypiska odpadów komunalnych i innych urządzeń sanitarnych;

11) wnioskowanie o zgodę na przeznaczenie gruntów leśnych i rolnych na cele nierolnicze i nieleśne prowadzenie ewidencji kół łowieckich;

12) współpraca z kołami łowieckimi i strażnikami;

13)  współpraca z weterynarią  w zakresie zwalczania chorób inwazyjnych;

14) współdziałanie z jednostkami działającymi na rzecz rolnictwa;

15) wydawanie zaświadczeń o pracy we własnym gospodarstwie rolnym;

16) stwierdzanie faktu posiadania gospodarstwa rolnego;

17) sprawozdawczość i szacunki plonów;

18) aktualizacja wykazu gospodarstw i  działek rolnych;

19) realizacja zadań związanych z ustawa o zapobieganiu  narkomanii i prowadzenie kontroli upraw maku;

20)  prowadzenie spraw z zakresu zwalczania chorób zwierząt, chorób i szkodników roślin;

21) bieżąca współpraca ze stanowiskiem pracy do spraw wymiaru podatków w sprawie przygotowania i przeprowadzania spisów rolnych;

22)  prowadzenie akt dotyczących własności gospodarstw rolnych;

23)  realizacja zadań gminy z zakresu utrzymania czystości i porządku;

24)  prowadzenie spraw związanych z ustalaniem opłat za usługi komunalne;

25) prowadzenie zadań związanych z ochroną przeciwpożarową na terenie Gminy;

§ 24

Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego należy:

1)     W zakresie realizacji zadań zleconych gminie wynikających z przepisów ustaw: Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 1986 r. nr 36 poz.180 z późniejszymi zmianami), Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. z 1964 r. nr 9 poz. 59 z późniejszymi zmianami), o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 1984 r. Nr 32, poz. 174 i z 1989 r. Nr 35, poz. 192), o zmianie imion i nazwisk (Dz. U z 1956 r. nr 56, poz. 254 z późn. zmianami), a w szczególności:

a)      rejestracja urodzeń, małżeństw i zgonów,

b)      rejestracja innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób (rozwód, adopcja, uznanie dziecka, zaprzeczenie ojcostwa),

c)      odmowa odebrania oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński,

d)      przyjmowanie oświadczeń o:

i)       wstąpieniu w związek małżeński,

ii)      braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz wydawanie zezwolenia na zawarcie małżeństwa przed upływem miesięcznego terminu,

iii)    stwierdzanie legitymacji procesowej do wystąpienia do sądu w sprawach możności lub niemożności zawarcia małżeństwa,,

iv)    wyborze nazwiska, jakie będą nosić małżonkowie i dzieci zrodzone z małżeństwa,

v)     wstąpieniu w związek małżeński w wypadku grożącego niebezpieczeństwa),

vi)    powrocie małżonka rozwiedzionego do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa,

vii)  uznaniu dziecka,

viii) uznaniu dziecka w wypadku grożącego niebezpieczeństwa,

ix)    nadaniu dziecku nazwiska męża matki,

e)      przyjmowanie zgłoszenia urodzenia lub zgonu, które nastąpiło na obszarze działania innego USC,

f)        odtwarzanie treści aktu cywilnego,

g)      wpisywanie do ksiąg aktu sporządzonego za granicą (transkrypcja),

h)      odmowa przyjęcia oświadczenia o wyborze imienia dla dziecka ( ośmieszające, więcej niż dwa, nie pozwalające odróżnić płci),

i)        wpisywanie imienia dziecku, którego rodzice nie dokonali wyboru,

j)        wydawanie zaświadczeń o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą,

k)      wydawanie odpisów aktu stanu cywilnego,

2)     wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość  oraz prowadzenie dokumentacji z tym związanej.

3)     prowadzenie spraw związanych z obywatelstwem;

4)     prowadzenie spraw związanych ze zmianą imion i nazwisk;

5)     prowadzenie spraw związanych z organizowaniem zbiórek publicznych i zgromadzeń;

6)     prowadzenie spraw związanych z organizowaniem uroczystości jubileuszowych z okazji długoletniego pożycia małżeńskiego oraz dotyczących 100-lecia urodzin.

§ 25

Do zadań stanowiska pracy ds. ewidencji działalności gospodarczej, zamówień publicznych oraz kancelarii tajnej należy:

1)     realizacja zadań dotyczących ewidencji działalności gospodarczej;

2)     wydawanie zezwoleń na sprzedaż i podawanie napojów  alkoholowych,

3)     W zakresie zamówień publicznych

a)      prowadzenie rejestru zamówień publicznych.

b)      prowadzenie rejestru ofert i cen – zgodnie z ustawą  Prawo zamówień publicznych – w zakresie dostaw rzeczy i usług powszechnie dostępnych (materiały biurowe,  środki czystości itp.) w tym:

i)       analiza złożonych ofert;

ii)      uzyskanie akceptacji Komisji ds. Zamówień Publicznych w zakresie celowości i możliwości zakupu w/w materiałów;

c)      przygotowanie specyfikacji zamówienia publicznego,

d)      ogłaszanie przetargów,

e)      przeprowadzenie procedury przetargowej,

f)        przygotowanie protokołu z udzielonego zamówienia publicznego

g)      ogłaszanie wyników przetargu,

h)      uzgadnianie z wydziałem finansowym wypłaty wadium.

4)     sporządzanie protokołów zawierającą ostatnią wolę spadkodawcy – testament;

5)     prowadzenie kancelarii tajnej, w tym:

a)      bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentów;

b)      udostępnianie lub wydawanie dokumentów do tego uprawnionym;

c)      egzekwowanie zwrotu dokumentów;

d)      wykonywanie poleceń pełnomocnika ochrony.

§ 26

Do zadań stanowiska pracy do spraw obywatelskich, obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego należy w szczególności:

1.      W zakresie spraw obywatelskich:

1)     realizacja zadań dotyczących ewidencji ludności i spraw meldunkowych, w tym czynności związanych z PESEL;

2)     prowadzenie postępowań administracyjnych dotyczących zameldowań i wymeldowań osób decyzją administracyjną;

3)     sporządzanie analiz i sprawozdań w zakresie ewidencji i kontroli ruchu ludności;

4)     udzielanie informacji adresowych, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami;

5)     sporządzenie informacji o aktualnym stanie i zmianach w ewidencji dzieci i młodzieży w wieku od 3 do 18 lat i przesłanie ich właściwym dyrektorom szkół;

6)     zastępstwo przy przyjmowaniu wniosków i wydawaniu dowodów osobistych;

7)     prowadzenie i aktualizacja rejestru wyborców, sporządzanie i aktualizacja spisów wyborców oraz wydawanie decyzji administracyjnych w tym zakresie;

8)     sporządzanie wykazów przedpoborowych i poborowych;

9)     wydawanie zaświadczeń z akt ewidencji ludności.

2.      W zakresie spraw obronnych:

1)     planowanie obronne;

2)     organizacja i funkcjonowanie systemu kierowania obronnością w Gminie, w szczególności stałego dyżuru i stanowiska kierowania;

3)     przygotowanie Gminy w ramach systemu obronnego państwa do realizacji zadań umożliwiających mobilizacyjne rozwinięcie Sił Zbrojnych, w szczególności zorganizowania akcji kurierskiej;

4)     wykonywanie zadań związanych z planowaniem i nakładaniem na terenie Gminy obowiązku świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony;

5)     przygotowanie rezerw osobowych na potrzeby obronności;

6)     przygotowanie publicznej i niepublicznej służby zdrowia na potrzeby obronne państwa,

7)     planowanie i organizowanie szkolenia obronnego;

8)     kontrole wykonywanych zadań obronnych;

3.      W zakresie obrony cywilnej:

1)     opracowywanie i aktualizowanie planu obrony cywilnej gminy;

2)     opracowywanie i uzgadnianie rocznych planów działania;

3)     organizowanie, prowadzenie i koordynowanie szkoleń oraz ćwiczeń obrony cywilnej,

4)     organizowanie szkolenia ludności w zakresie obrony cywilnej;

5)     przygotowanie i zapewnienie działania systemu wykrywania i alarmowania oraz systemu wczesnego ostrzegania o zagrożeniach;

6)     tworzenie i przygotowanie do działania jednostek organizacyjnych (formacje) obrony cywilnej;

7)     przygotowanie i organizowanie ewakuacji (przyjęcia) ludności na wypadek powstania masowego zagrożenia dla życia i zdrowia na znacznym obszarze;

8)     planowanie i zapewnienie środków transportowych, warunków bytowych oraz pomocy przedmedycznej, medycznej i społecznej dla ewakuowanej ludności;

9)     planowanie i zapewnienie ochrony płodów rolnych i zwierząt gospodarczych oraz produktów żywnościowych i pasz, a także ujęć i urządzeń wodnych na wypadek zagrożenia zniszczeniem;

10) koordynowanie w gminie realizacji zadań związanych z funkcjonowaniem publicznych urządzeń zaopatrzenia w wodę w warunkach specjalnych;

11) planowanie i zapewnienie ochrony medycznej poszkodowanym w wyniku masowego zagrożenia życia i zdrowia ludności oraz nadzorowanie przygotowania zakładów opieki zdrowotnej do niesienia tej pomocy;

12)  zaopatrywanie organów i formacji obrony cywilnej w sprzęt i środki techniczne;

13) niezbędne do wykonywania zadań obrony cywilnej, a także zapewnianie odpowiednich warunków przechowywania, konserwacji, eksploatacji, remontu i wymiany tego sprzętu;

14) integrowanie sił obrony cywilnej oraz służb i społecznych organizacji ratowniczych do prowadzenia akcji ratunkowych oraz likwidacji skutków klęsk żywiołowych i zagrożeń środowiska;

15) opiniowanie projektów aktów prawa miejscowego mających wpływ na realizacje zadań obrony cywilnej;

16) ustalanie wykazu instytucji państwowych, przedsiębiorców i innych jednostek organizacyjnych oraz społecznych organizacji ratowniczych funkcjonujących na obszarze gminy, przewidzianych do prowadzenia przygotowań i realizacji przedsięwzięć obrony cywilnej;

17)  współpraca z terenowymi organami administracji wojskowej;

18)  przygotowanie i zapewnienie niezbędnych sił do doraźnej pomocy w grzebaniu zmarłych;

19) prowadzenie magazynu i ewidencjonowanie sprzętu obrony cywilnej;

20) ustalanie zadań i kontrolowanie ich realizacji oraz koordynowanie i kierowanie działalnością w zakresie przygotowania i realizacji przedsięwzięć obrony cywilnej w instytucjach, u przedsiębiorców i w innych jednostkach organizacyjnych działających na obszarze gminy;

21)  opracowywanie informacji dotyczących realizowanych zadań w zakresie obrony cywilnej.

4.      W zakresie zarządzania kryzysowego:                                                                        

1)     obsługa i zapewnienie funkcjonowania gminnego zespołu zarządzania kryzysowego;

2)     kierowanie działaniami prowadzonymi na obszarze gminy w celu zapobieżenia skutkom klęski żywiołowej lub ich usunięcia, zgodnie z ustawa o stanie klęski żywiołowej;

3)     kierowanie działaniami związanymi z monitorowaniem, planowaniem,  reagowaniem i usuwaniem zagrożeń na terenie gminy;

4)     realizowanie zadań z zakresu planowania cywilnego, w tym:

a)      realizowanie zaleceń do gminnego planu reagowania kryzysowego,

b)      opracowywanie i przedkładanie Staroście Stargardzkiemu do zatwierdzenia gminnego planu reagowania kryzysowego;

5)     organizowanie, i prowadzenie szkoleń, ćwiczeń i treningów z zakresu reagowania na potencjalne zagrożenia;

6)     wykonywanie przedsięwzięć wynikających z planu operacyjnego funkcjonowania gminy;

7)     przeciwdziałanie skutkom zdarzeń o charakterze terrorystycznym;

8)     realizowanie zadań z zakresu ochrony infrastruktury krytycznej;

9)     zapewnienie na obszarze gminy:

a)      pełnienia całodobowego dyżuru w celu zapewnienia przepływu informacji na potrzeby zarządzania kryzysowego,

b)      współdziałanie z centrami zarządzania kryzysowego organów administracji publicznej;

10) nadzór nad funkcjonowaniem systemu wykrywania i alarmowania oraz systemu wczesnego ostrzegania ludności;

11) współpraca z podmiotami realizującymi monitoring środowiska;

12) współdziałanie z podmiotami prowadzącymi akcje ratownicze, poszukiwawcze i humanitarne.

5.      W zakresie tajemnicy państwowej, służbowej, ochrony informacji niejawnych oraz ochrony danych osobowych:

1)     zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym ich ochrony fizycznej;

2)     kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji;

3)     okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów;

4)     opracowywanie planu ochrony informacji niejawnych w jednostce organizacyjnej i nadzorowanie jego realizacji;

5)     szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych na zasadach określonych w ustawie o ochronie informacji niejawnych;

6)     nadzorowanie pracy kancelarii tajnej w Urzędzie;

7)     zapewnienie ochrony systemów i sieci teleinformatycznych, w których są wytwarzane, przetwarzane, przechowywane lub przekazywane informacje niejawne;

8)     współpraca z inspektorem bezpieczeństwa teleinformatycznego w zakresie zapewnienia ochrony systemów i sieci teleinformatycznych.

6.      Pozostałe sprawy:

1)     sporządzanie analiz i sprawozdań w zakresie oświaty;

2)     wydawanie zezwoleń na utrzymywanie psów ras uznawanych za agresywne.

§ 27

Do zadań stanowiska ds. promocji i obsługi punktu informacji turystycznej należy:

1)      prowadzenie spraw związanych z promocją gminy, w tym:

a)      przygotowanie projektów materiałów promocyjnych Gminy (folderu, biuletyny informacyjne, broszury)

b)     przygotowanie informacji promocyjnych do środków masowego przekazu,

c)      przygotowanie materiałów do publikacji w Internecie,

2)      prowadzenie spraw związanych z informacją turystyczną, w tym:

a)      pozyskanie informacji o zasobach turystycznych Gminy,

b)     przygotowanie materiałów promujących zasoby turystyczne Gminy,

c)      prowadzenie i upowszechnianie bazy zasobów turystycznych Gminy,

d)     współpraca z organizacjami turystycznymi i gestorami bazy turystycznej w zakresie promocji walorów turystycznych Gminy,

e)      obsługa Punktu Informacji Turystycznej Gminy,

3)      aktualizacja strony internetowej Gminy w zakresie promocji i turystyki,

4)      inspirowanie działań związanych z organizacją imprez i promocją gminy,

5)      przygotowanie i udział w imprezach organizowanych przez Gminę.

§ 28.

Do zadań radcy prawnego należy :

1)      obsługa prawna Rady, Urzędu oraz jednostek organizacyjnych gminy;

2)      opiniowanie zarządzeń i decyzji dotyczących:

a)      wydawania atu prawnego o charakterze normatywnym;

b)     spraw indywidualnych skomplikowanych pod względem prawnym;

c)      zawarcia umowy długoterminowej;

d)     zawarcia ugody w sprawach majątkowych;

e)      umarzania wierzytelności;

3)      nadzór prawny nad egzekucją należności jednostek organizacyjnych;

4)      zastępstwo procesowe przed Sądami, Kolegiami Odwoławczymi, itp.

§ 29

Do zadań stanowiska obsługi sieci komputerowej – informatyka  należy:

1)      nadzór nad całym sprzętem komputerowym a szczególnie włączonym w sieć oraz nad oprogramowaniem;

2)      prawidłowe zabezpieczenie dokumentacji elektronicznej oraz ochrony programów użytkowanych w Urzędzie;

3)      współpraca z firmami dostarczającymi oprogramowania i sprzęt komputerowy;

4)      odpowiednie archiwizowanie zbiorów  na nośnikach  informatycznych;

5)      podstawowe szkolenia pracowników w zakresie obsługi programów użytkowanych w Urzędzie;

6)      dokonywanie zakupów sprzętu komputerowego i oprogramowania oraz kasacja   sprzętu   zużytego;

7)      współpraca z pełnomocnikiem  do spraw ochrony informacji niejawnych;

8)      ochrona  systemów i sieci teleinformatycznych.

Rozdział  VI

ZASADY PODPISYWANIA PISM I DOKUMENTÓW

§ 30

1)      Projekty pism i rozstrzygnięć przedkładają do podpisu osobom uprawnionym pracownicy Urzędu, którzy odpowiadają za merytoryczna prawidłowość i zgodność z prawem przygotowanych materiałów.

a)      Pracownicy na stanowiskach pracy nadzorujący udzielone zamówienia, zobowiązani są do opisania dokumentów księgowych (faktur, rachunków, protokołów odbioru, itp.) pod względem ich merytorycznego wykonania.

2)      Wszystkie projekty pism i dokumentów opatrywane są symbolem komórki organizacyjnej, w której powstały. Po symbolu jednostki organizacyjnej należy wpisać pierwszą i trzecią literę nazwiska pracownika sporządzającego projekt (np.: GG / KD) .

§ 31

1)      Do podpisu Burmistrza zastrzega się w szczególności pisma i dokumenty:                          

a)      kierowane do naczelnych i centralnych organów administracji i władzy państwowej;

b)     kierowane do organów jednostek samorządu terytorialnego;

c)      kierowane do Najwyższej Izby Kontroli, Regionalnej Izby Obrachunkowej, Państwowej Inspekcji Pracy;

d)     kierowane do posłów i senatorów Rzeczypospolitej Polskiej;

e)      kierowane do przedstawicielstw dyplomatycznych;

f)       związane z wykonywaniem przez Burmistrza funkcji kierownika Urzędu oraz zwierzchnika w stosunku do jednostek organizacyjnych gminy;

g)      każdorazowo zastrzeżone przez Burmistrza do jego podpisu;

h)      decyzje i postanowienia w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego.

§ 32

Do Zastępcy Burmistrza, Sekretarza Gminy oraz Skarbnika należy:

1)      podpisywanie pism i dokumentów w sprawach należących do zadań im przypisanych;

2)      aprobata wstępna pism zastrzeżonych do właściwości Burmistrza, a związanych z zakresem zadań należących do Zastępcy Burmistrza i Skarbnika;

3)      podpisywanie decyzji i postanowień - w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego – w ramach udzielonych upoważnień.

§ 33

Kierownicy komórek organizacyjnych:

1)      parafują pisma w sprawach zastrzeżonych dla Burmistrza oraz należących do kompetencji Burmistrza;

2)      podpisują pisma w sprawach należących do zakresu działania komórki organizacyjnej, z wyjątkiem zastrzeżonych dla Burmistrza oraz należących do zadań Burmistrza i Skarbnika, chyba że otrzymali wyraźne upoważnienie do ich podpisania;

3)      podpisują dokumenty w sprawach dotyczących organizacji wewnętrznej komórki organizacyjnej oraz zakresu zadań poszczególnych stanowisk pracy i pracowników;

4)      podpisują decyzje i postanowienia - w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego – w ramach udzielonych pełnomocnictw.

§ 34

Pracownicy opracowujący pisma parafują je swoim podpisem umieszczonym pod tekstem z lewej strony.

Rozdział  VII

OBIEG  DOKUMENTÓW

§ 35

1)      Postępowanie kancelaryjne w Urzędzie określa Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie  instrukcji kancelaryjnej  dla organów gmin i związków międzygminnych  (z 1999 r. Dz. U. Nr 112 poz.1319;  z 2003 roku Dz. U. Nr 69 poz.636 ).

2)      W Urzędzie stosuje się jednolity rzeczowy wykaz akt dla organów gmin i związków międzygminnych,  zatwierdzony rozporządzeniem  jak w punkcie 1.

§ 36

Zasady postępowania z dokumentami niejawnymi określają przepisy szczegółowe.

Rozdział VIII

ZASADY UDZIELANIA PEŁNOMOCNICTW

§ 37

Pełnomocnictw udziela Burmistrz, w ramach określonych właściwymi przepisami.

§ 38

Rejestr pełnomocnictw do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz pełnomocnictw do składania oświadczeń woli w imieniu Gminy w zakresie zarządu mieniem prowadzi Sekretarz Gminy.

Rozdział  IX

PRZYJMOWANIE, ROZPATRYWANIE I ZAŁATWIANIA

SKARG I WNIOSKÓW

§ 39

Rozpatrywanie oraz załatwianie skarg i wniosków w Urzędzie odbywa się zgodnie z postanowieniami Kodeksu postępowania administracyjnego oraz przepisami szczegółowymi.

§ 40

Burmistrz, Zastępca Burmistrza, Sekretarz Gminy, Skarbnik oraz wyznaczeni pracownicy przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków w dniach i godzinach określonych zarządzeniem Burmistrza.

§ 41

1)      Pracownicy Urzędu są zobowiązani do rzetelnego i terminowego załatwiania zgłoszonych skarg i wniosków, zgodnie z przepisami prawa i zasadami współżycia społecznego.

2)      Skargi i wnioski powinny być załatwiane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca, a w sprawach szczególnie skomplikowanych – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wniesienia skargi lub wniosku.

3)      Posłowie na Sejm, senatorowie i radni, którzy wnieśli skargę lub wniosek we własnym imieniu lub przekazali do załatwienia skargę lub wniosek innej osoby, powinni być zawiadomieni o sposobie załatwienia skargi lub wniosku, a gdy ich załatwienie wymaga zebrania dowodów, informacji lub wyjaśnień – także o stanie ich rozpatrzenia, najpóźniej w terminie czternastu dni od dnia ich wniesienia albo przekazania.

4)      O sposobie załatwienia skargi lub wniosku zawiadamia się skarżącego lub wnoszącego wniosek.

5)      W razie nie załatwienia skargi lub wniosku w terminie określonym w ust. 2 stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego.

Rozdział  X

TRYB UDZIELANIA ODPOWIEDZI NA INERPELACJE I ZAPYTANIA RADNYCH  ORAZ WYSTĄPIENIA KOMISJI RADY

§ 42

1)      Interpelacje i zapytania radnych oraz wystąpienia Komisji Rady kierowane do Burmistrza  ewidencjonuje stanowisko pracy ds. obsługi Rady .

2)      Stanowisko pracy ds. obsługi Rady koordynuje pracę komórek  organizacyjnych Urzędu w zakresie terminowości przygotowywania projektów odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz wystąpienia Komisji Rady.

3)      Projekty odpowiedzi na interpelacje przygotowywane przez właściwe rzeczowo komórki organizacyjne wymagają akceptacji Burmistrza.

§ 43

1)      Interpelacje radnych oraz dezyderaty Komisji Rady rozpatrywane są przez Burmistrza.

2)      Projekt odpowiedzi akceptuje i  podpisuje Burmistrz .

§ 44

1)      Na zapytania radnych zgłaszane na sesji Rady – w sprawach prostych, nie wymagających dodatkowych wyjaśnień, odpowiedzi  ustnej udziela Burmistrz.

2)      Na wniosek radnego odpowiedzi na zapytanie udziela na piśmie Burmistrz.

Rozdział  XI

DZIAŁALNOŚĆ KONTROLNA W URZĘDZIE

§ 45

Pracownicy Urzędu przeprowadzają kontrole zewnętrzne i wewnętrzne  wynikające  z właściwych przepisów.

§ 46

Celem kontroli jest w szczególności:

1)      zbieranie i przedstawienie Burmistrzowi bieżącej, obiektywnej informacji niezbędnej do doskonalenia działalności Urzędu oraz jednostek organizacyjnych Gminy,

2)      badanie zgodności działania z obowiązującymi przepisami prawa oraz ocena procesów gospodarczych i innych rodzajów działalności służących zaspokajaniu potrzeb gminnej społeczności,

3)      ujawnianie niesprawnej organizacji pracy, niegospodarności, marnotrawstwa mienia,

4)      ustalanie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości, jak również, osób za nie odpowiedzialnych oraz wskazywanie sposobów i środków umożliwiających usuniecie stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień,

5)      analizowanie stopnia wykonania zaleceń pokontrolnych, przeprowadzanie rekontroli oraz wykorzystywanie materiałów pokontrolnych dla doskonalenia działalności jednostek kontrolowanych.

§ 47

System kontroli w Urzędzie obejmuje kontrolę wewnętrzną i  kontrolę zewnętrzną.

§ 48

Kontrolę wewnętrzną sprawują :

1)      Burmistrz – w stosunku do wszystkich pracowników Urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy.

2)      Skarbnik Gminy – w stosunku do wszystkich pracowników Urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy w zakresie spraw finansowych, w stosunku do pracowników Referatu Finansowego we wszystkich sprawach.

3)      Zastępca Burmistrza – w stosunku do wszystkich pracowników Urzędu  z wyłączeniem pracowników Referatu Finansowego.

4)      Sekretarz Gminy – w stosunku do wszystkich pracowników w zakresie prawidłowości funkcjonowania Urzędu.

5)      Zespoły powoływane doraźnie – w zakresie ustalonym przez Burmistrza .

6)      Inni pracownicy Urzędu w zakresie udzielonych im pełnomocnictw.

§ 49

1)      Kontrola wewnętrzna prowadzona jest w Urzędzie jako:

a)      kontrola wstępna, która ma na celu zapobieganie niepożądanym lub nielegalnym działaniom,

b)     kontrola bieżąca, polegająca na badaniu czynności i operacji w toku ich 

c)      wykonywania,

d)     kontrola następna, obejmująca badanie stanu faktycznego i dokumentów, odzwierciedlających czynności już wykonane,

2)      W razie ujawnienia, w toku wykonywania kontroli wstępnej, nieprawidłowości kontrolujący:

a)      zwraca bezzwłocznie nieprawidłowo sporządzone dokumenty z wnioskiem o dokonanie zmian lub uzupełnień,

b)     odmawia podpisu dokumentów nierzetelnie sporządzonych, nieprawidłowych lub dotyczących działań sprzecznych z przepisami.

3)      W przypadku ujawnienia nadużycia lub innych nieprawidłowości, kontrolujący obowiązany jest niezwłocznie zawiadomić bezpośredniego przełożonego oraz zabezpieczyć dokumenty i przedmioty stanowiące dowód w sprawie.

§ 50

Kontrolę zewnętrzną w jednostkach organizacyjnych Gminy sprawują zespoły powoływane doraźnie – w zakresie ustalonym przez Burmistrza.

§ 51

Kontrole zewnętrzne prowadzone są w Urzędzie i gminnych jednostkach organizacyjnych jako:

1)      kompleksowe - obejmujące ocenę realizacji całokształtu zadań kontrolowanych jednostek,

2)      problemowe - obejmujące ocenę realizacji wybranego zagadnienia lub grupy zagadnień,

3)      doraźne - obejmujące ocenę całokształtu lub wycinka działalności kontrolowanych jednostek, w przypadku stwierdzenia zaniedbań, uzasadniających natychmiastową ingerencję,

4)      sprawdzające - obejmujące ocenę stopnia realizacji zaleceń i wniosków wydanych w wyniku przeprowadzonych uprzednio kontroli.

§ 52

1)      Nadzór nad działalnością kontrolną sprawuje Burmistrz.

2)      Działalność kontrolna poza doraźnymi i nadzwyczajnymi potrzebami wykonywana jest na podstawie ogólnego rocznego planu kontroli dla komórek  organizacyjnych Urzędu oraz jednostek organizacyjnych Gminy zatwierdzonego przez Burmistrza.

3)      Działalność kontrolną koordynuje Zastępca Burmistrza.

§ 53

W Urzędzie mogą być przeprowadzane kontrole przez uprawnione do tego organy kontroli zewnętrznej.

1)      Burmistrz lub upoważniona przez niego osoba:

a)      współpracuje z przedstawicielami organów kontroli zewnętrznej w zakresie zapewnienia warunków i środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli w Urzędzie, prowadzi ewidencję i dokumentację z kontroli przeprowadzonych w Urzędzie przez organy kontroli zewnętrznej,

b)     koordynuje udzielanie wyjaśnień oraz przygotowywane przez pracowników Urzędu projektów odpowiedzi na wnioski i zalecenia pokontrolne organów kontroli zewnętrznej.

2)      Książkę kontroli zewnętrznej prowadzi Sekretarz Gminy.

§ 54

1)      Odpowiedzi na wnioski i zalecenia pokontrolne udziela Burmistrz.

2)      Nadzór nad realizacją zaleceń i wniosków pokontrolnych sprawuje Burmistrz lub upoważniona przez niego osoba.

Rozdział XII

PRACOWNICY URZĘDU

§ 55

Prawa i obowiązki pracowników Urzędu określa ustawa o pracownikach samorządowych.

Rozdział  XIII

ZASADY DOSTĘPU I  KORZYSTANIA PRZEZ OBYWATELI Z DOKUMENTÓW ORGANÓW GMINY

§ 56

1)      Dokumenty z zakresu działania Rady i Komisji Rady udostępnia się w biurze Rady.

2)      Dokumenty z zakresu działania Burmistrza udostępnia się w  sekretariacie Urzędu.

3)      Dokumenty udostępnia się w każdy dzień pracy Urzędu.

4)      Z dokumentów wymienionych w  ust 1 i 2 , obywatele mogą sporządzać notatki, odpisy i wyciągi, fotografować je lub kopiować.

5)      Realizacja uprawnień określonych w ust. 1, 2, 3 i 4  odbywa się  w Urzędzie w obecności pracownika Urzędu.

§ 57

1)      Obywatele mogą żądać uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie  notatek z dokumentów określonych w § 55 , ich fotografii oraz odbitek  kserograficznych.

2)      Czynności o których mowa w ust.1 podlegają opłacie skarbowej.

3)      Wysokość opłaty skarbowej  ustalona  zostanie zgodnie z przepisami ustawy o opłacie skarbowej.

§ 58

1)      Czynności o których mowa w § 55  i § 56 nie znajdują zastosowania:

a)      w przypadku podjęcia przez Radę lub Komisję Rady uchwały o wyłączeniu jawności,

b)     do spraw indywidualnych z zakresu administracji publicznej, o ile ustawa nie stanowi inaczej niż art. 73 kodeksu postępowania administracyjnego.

Rozdział  XIV

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 59

1)      Interpretacja postanowień Regulaminu oraz udzielanie związanych z nim wyjaśnień należy do Burmistrza;

2)      Zmiany w Regulaminie mogą być dokonywane w  drodze zarządzenia Burmistrza.